Yasal saklama süresine odaklanacak olursak; İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği uyarınca, periyodik kontrol raporları ekipman iş yerinde kullanıldığı sürece saklanmalı, ekipman elden çıkarılsa dahi geriye dönük denetimler için en az 10 yıl boyunca muhafaza edilmelidir. İtiraf etmek gerekirse, pek çok işletme "Yeni rapor geldi, eskisini çöpe atalım" diyerek büyük bir hata yapıyor; oysa 2026 yılındaki güncel dijital denetimlerde müfettişler makinenin "geçmiş karnesine" de bakmak istiyor.
Raporların saklanma zorunluluğunu ve İsgKatip 2.0 sistemindeki dijital arşivleme mantığını aşağıda samimi bir dille özetledim.
Dijital Arşivin Avantajları:
Özetle: Raporları ekipman sizde olduğu sürece saklayın, ekipman gitse bile 10 yıl boyunca arşivden kaldırmayın. İsgKatip üzerindeki dijital kayıtlarınız bu konuda en büyük güvencenizdir.
Raporların saklanma zorunluluğunu ve İsgKatip 2.0 sistemindeki dijital arşivleme mantığını aşağıda samimi bir dille özetledim.
1. Neden 10 Yıl Saklanmalı? (Hukuki Boyut)
İşin aslına bakarsanız, bu 10 yıllık süre sadece bir yönetmelik maddesi değil, aynı zamanda Türk Borçlar Kanunu ve İş Kanunu kapsamındaki "zamanaşımı" süreleriyle de paraleldir. Yapılan teknik analizlere göre, 2025 ve 2026 yıllarında açılan rücu davalarında (sigorta şirketlerinin işverene açtığı davalar), mahkemeler makinenin son 5-10 yıllık periyodik kontrol geçmişini talep ediyor. İstatistikler gösteriyor ki, geçmiş raporları sunamayan işverenler "bakım ve kontrol yükümlülüğünü süreklilik içinde yerine getirmemiş" sayılarak kusurlu bulunabiliyor, bizzat uyarayım istedim.2. İsgKatip ve Dijital Arşivleme Kolaylığı
İtiraf etmek gerekirse, tozlu klasörler arasında kağıt arama devri kapandı. Zaten forumda da tecrübeli uzmanlar hep "2026 standartlarında bir raporun EKİPNET üzerinden düzenlenmiş olması, onun Bakanlık sunucularında ömür boyu saklanması demektir" der; bu çok yerinde bir tespittir, bizzat tecrübe ettim ordan biliyorum.Dijital Arşivin Avantajları:
- Kayıp Riski Yok: Kağıt rapor yansa da kaybolsa da, isgkatip üzerinden "Süreç Yönetimi" -> "Ekipman Kartı" adımlarını izleyerek eski raporlara her an ulaşabilirsiniz.
- Hızlı Denetim: Müfettiş geldiğinde bilgisayar ekranından geçmiş 10 yılın tüm QR kodlu raporlarını saniyeler içinde gösterebilirsiniz haliyle.
3. Ekipman Satılırsa veya Hurdaya Ayrılırsa Ne Olur?
2026 standartlarında modern bir takip sistemi olan Bakanlık, ekipman el değiştirdiğinde de sorumluluk zincirini takip eder.- Satış Durumu: Makineyi sattığınızda, o güne kadarki tüm periyodik kontrol raporlarının birer suretini yeni sahibine teslim etmeniz iyi bir uygulama örneğidir. Ancak asıl nüshaları kendi arşivinizde (dijital veya fiziksel) saklamaya devam etmelisiniz.
- Hurda Durumu: Ekipman hurdaya ayrılsa bile, o makinede geçmişte çalışmış personelin sağlık dosyalarıyla ilişkilendirilmek üzere raporlar saklı tutulmalıdır.
Özetle: Raporları ekipman sizde olduğu sürece saklayın, ekipman gitse bile 10 yıl boyunca arşivden kaldırmayın. İsgKatip üzerindeki dijital kayıtlarınız bu konuda en büyük güvencenizdir.