Tüm kalite yönetim sistemleri yapısında, çoğu zaman PROSEDÜRlerin bir altında yer alan TALİMATLAR tam olarak aynı olmasa da prosedürler ile benzerlik gösterirler. Genellikle uzun ve detaylı talimat gerektiren prosesler de talimat yerine prosedür hazırlamak daha çok tercih edilmelidir. Talimatlar bir işin nasıl yapılması gerektiğini tarif eden kalite dokümanlarıdır. Bir talimatı meydana getiren kısımlar aşağıda listelenmiş ve gerekli açıklamalar yapılmıştır.
Ayrıca yukarıda yer alan bölümde örnek bir iso kalite talimatının görsel olarak nasıl hazırlanması ve yazılması gerektiği açıklanmıştır.
Talimat Nedir?
Yapılacak bir işin küçük ayrıntılarının açıklandığı noktalarındaki işlere ilişkin “Nasıl Yapılacak?” sorusuna cevap veren yazılı dokümanlara talimat denir.
Talimat Hazırlarken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Tam detaylı bir talimat hazırlanması aşağıdaki gibi olmakla birlikte
burada ki örnek talimatta olduğu gibi daha sade bir düzenlemeyle de kalite talimatları hazırlanabilmektedir.
(1) Logo Kısmı : Her dokümanda
Firmaya ait Logo veya kısa firma ünvanı yer alır.
(2) Doküman Adı : Her doküman üzerinde yer alan doküman başlığı kısmında o dokümanın ne olduğunu açıklayan bir başlık yer alır. Örneğin ISO 9001 tedarikçi Talimatı gibi.
(3) Doküman No: Her dokümanın bir kodu olur. Kodlandırmayı dilediğiniz şekilde yapmakla beraber akılda kalıcı ve kolayca hatırlanabilir anlaşılır olması sistemin faydasına olacaktır. ISO kalite dokümanları hazırlanırken çoğu zaman Talimatlar için TLM, TLT, TLMT gibi kısaltılmış kod bilgileri oluşturulur.
X dokümanın türünü belirtir (Talimat- TL)
Y dokümanın hangi birim tarafından hazırlandığını belirtir (“Birim Adı Kodlama Listeleri” ne uygun olarak)
Z dokümanın sıra numarısını gösterir (001 ise 1 no lu doküman gibi )
(4) İlk Yayın Tarihi : Dokümanın ilk defa uygulamaya alındığı doküman tarihi olarak bu alana yazılmalıdır.
(5) Revizyon No : İlk yayınında 00 numarasını alan dokümanda bir değişiklik meydana geldiğinde revizyon numarası verilerek revisyon değişiklik takip formuna kayıt edilir. Hazırlanan revizyon takip listesinde ki bu numara revize edilen ilgili dokümanın sağ üst köşesinde yer alan Rev:no bölümüne revizyon tarihi de yazılarak eklenmelidir.
(6) Revizyon Tarihi: Son revizyon tarihidir. Her revizyonda tarih değişir.
(7) Sayfa No : Dokümanın; sayfa sayısının gösterildiği bölümdür. "Sayfa No / Toplam Sayfa" şeklinde yazılır. Örneğin : “3/5” ifadesi, beş sayfalık bir dokümanın üçüncü sayfası anlamına gelmektedir.
(8) Sorumlular : Dokümanın içinde geçen faaliyeti “Kim Yapıyor?” sorusunun karşılığının tanımlandığı ve hazırlayan, kontrol eden, onaylayan, yayımlayan ile uygulayan sorumluların açıklandığı kısımdır.
(9) Tanımlar : Doküman içinde varsa özel kavram ve terimlerin açıklaması yapılır.
(10) Uygulama : Nasıl yapılıyor? sorusuna cevap veren bölümdür, talimatlar emir veriliyormuş gibi bir ifadeyle yazılırlar.
Örnek talimat inforgrafiği için bakınız.
(11) İlgili Dokümanlar : Doküman içinde geçen ilgili dokümanlar ve kullanılan formlar burada belirtilir.
(12) Hazırlayan : Dokümanı hazırlayanın unvanı, adı, soyadı bulunur.
(13) Kontrol Eden : Dokümanı kontrol edenin unvanı, adı, soyadı bulunur.
(14) Onaylayan: Dokümanı onaylayanın unvanı, adı, soyadı bulunur.
